月末のレシート整理、記憶の掘り起こし、手入力作業。
その全てから、解放されます。
毎月、多くのビジネスパーソンが経験している光景があります。
「あの会食、誰が参加してたっけ...」
「このタクシー、どこからどこへ...」
月末になると、財布のレシートとカレンダーを見比べながら、過去の記憶を掘り起こす作業が始まる。
「正直、全部チェックする時間がない...」
「信頼して承認ボタンを押すしかない」
部下の経費を一件一件確認する時間はなく、結局「承認」を押すだけの形骸化した業務に。
「月末は毎回地獄...」
「会社が大きくなったら、もう無理かも」
申請内容の目視確認、仕訳入力、会計システムへの登録。月末に集中する膨大な作業量。
なぜ、こんな業務設計になっているのか。
本来、経費は業務に付随して発生するもの。
顧客訪問があれば交通費が、商談があれば会食費が発生する。
業務活動
数日〜数週間
経費精算
経費が発生した瞬間と、申請する瞬間が離れすぎている。
だから記憶を掘り起こし、レシートを探し、手入力する羽目になる。
答えはシンプル
日々の過ごし方が組織で共有されていないから、
後から「報告」「申請」「承認」という作業が発生する。
日報
何をしたか報告させる
状況確認会議
進捗を口頭で確認
経費申請
お金の流れを後から申告
承認作業
内容を一件ずつ確認
これらは全て、情報が個人に閉じていることのリカバリに過ぎない。
ふと立ち止まって考えてみる
よく考えると、これらは全て
「情報が共有されていないこと」への対処に過ぎない。
もし、日々の活動が自然と共有されていたら、
これらの作業はそもそも発生しない。
私たちが向き合うべきは、「どう効率化するか」の前に、
「なぜその仕事が存在するのか」という問いではないだろうか。
スマホがなかった
アプリがなかった
ネットワークが弱かった
AIがなかった
紙とレシートで管理するしかなかった。
それを効率化するために月次処理になっていた。
スマホがある
アプリがある
高速ネットワーク
AIがある
今、ゼロから業務設計をしたら、
果たして同じ設計になるだろうか。
かつての制約、前例主義に縛られていないか。
今こそ、働き方を抜本的に見直す時。
業務と経費を、再びつなげる
テクノロジーだけでは、この変革は実現できません。
3つの視点が揃って初めて、可能になります。
「経費精算を効率化する」ではなく、「なぜ経費精算が必要なのか」を問う。 見落とされてきた課題に気づく視点。
理想論ではなく、実際に運用できる形に落とし込む。 現場のリアリティを知る業務設計力。
シンプルなプロセスでも、完全自動化は難しい。 最新技術をフル活用する実装力。
その結果、あなたはシステムではなく、人と向き合う時間を取り戻すことができます。
新しいシステムを導入する。
新しい画面を作る。
新しい機能を追加する。
新しいシステムは入れない。
新しい画面は作らない。
業務そのものを消す。
だから、新しいツールは不要。いつものツールだけで完結。
毎月繰り返される、終わりなき作業
顧客訪問、商談、出張...
財布、机の引き出し、カバンの底...
"あとでやろう"の積み重ね
誰と何をしたか思い出す
"このレシート、何だっけ..."
日付、金額、目的...一件ずつ
"まだ終わらない..."
上長の承認、経理のチェック...
経費精算が、消える
いつも通り仕事をする
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